Im Standard kommt Salesforce mit einer eher einfachen Art für die Erfassung von Anschriften daher. Bei der konkreten CRM Umsetzung genügt dies den Ansprüchen oft nicht. Was kann man tun?
Salesforce Anschriften “out of the box”
Auf dem Account-Objekt kennt Salesforce zwei Anschriften, nämlich die Rechnungs- und Lieferanschrift. Beim Kontakt-Objekt ist die Umsetzung identisch, dort heissen die beiden Anschriften Postanschrift und Weitere Anschrift.
Diese beiden Anschriften beinhalten einige Felder zur Erfassung von postalischen Adressen, u.a. ein mehrzeiliges Feld für die Erfassung der Strasse inkl. Nummer, einer Postfachadresse oder mehreren weiteren Adresszeilen. Salesforce speichert die ersten 3 Zeilen dann zudem noch zusätzlich in separaten Feldern, die z.B. in einem Bericht verwendet oder an Zielsysteme übergeben werden können.
Länder und Bundesland als Auswahlfelder
Weitere gibt es Felder für die PLZ, die Stadt, das Bundesland und das Land, die jeweils als Freitext erfasst werden. Es gibt jedoch die Konfigurationsmöglichkeit, die Freitextfelder durch Auswahllistenwerte zu ersetzen, damit diese Informationen immer strukturiert erfasst werden können. Dies ist zu empfehlen, da Sie sonst mit unterschiedlichsten Werten pro Land konfrontiert sind (CH, Schweiz, Switzerland). Wenn Sie aus spezifischen Gründen darauf verzichten, so empfehle ich, die Datenqualität mit Validierungsregeln sicherzustellen.
Google Maps Integration
Salesforce bietet für die Adresserfassung eine Google Maps Integration an. So kann direkt aus Salesforce z.B. nach «Schaffhauserstrasse 108» gesucht werden, und ein Klick auf die richtige Anschrift füllt automatisch die Strasse und 8180 Bülach ein. Leider schafft es Google, «108 Schaffhauserstrasse» einzutragen, und zudem muss, um die Funktion zu nutzen, zwingend die Google Karte unterhalb der Anschrift im Layout eingeblendet sein. Und dann muss auch noch der eigene Standort im Browser freigegeben werden. Meiner Meinung nach also keine wirklich brauchbare Lösung, um mit Anschriften zu arbeiten.
Aber wie denn nun?
Bevor man also startet, gibt es zwingend ein paar Fragen zu klären:
- Können wir unser Adressmodell mit 2 Anschriften pro Account und Kontakt umsetzen? Wenn ja, dann können diese Anschriften auf dem Account und Kontaktobjekt geführt werden. Wenn es mehr jedoch mehr als zwei sind, dann kommt man nicht darum herum, ein neues Objekt «Anschriften» zu erstellen und die dort erfassten Anschriften mit dem Account und Kontakt in Beziehung zu setzen.
Tipp: Eine der Anschriften kann als «Hauptanschrift» markiert werden und jeweils auf den Account bzw. den Kontakt übertragen werden, damit diese direkt auf dem Account-/Kontaktdatensatz ersichtlich ist. - Gibt es Anforderungen von anderen Systemen, wie Adressen übertragen werden sollen? Diese sind zu validieren und müssen in das Konzept einfliessen.
- Sollen die Adresszeilen in separaten Feldern erfasst werden, also je ein Feld für Strasse, Zusatz, Postfach? (meine Empfehlung)
- Wollen wir Informationen zum Land etc. als Werteliste anbieten, und allenfalls gleich einen Standardwert setzen?
- Führen wir in erster Linie Schweizer Adressen oder sind wir international tätig?
- Wollen wir die Eingabe der Anschriften validieren, z.B. ob die Länge der PLZ je nach Land korrekt ist?
Alternative Umsetzung auf Basis von Schweizer Adressen
In der Schweiz (und auch anderen Ländern) sind Ortsverzeichnisse und oft auch Strassenverzeichnisse kostenlos beziehbar. So kann eine individuelle Umsetzung dahin gehen, dass der Benutzer die PLZ/Ort aus Salesforce sucht und nicht mehr jedesmal neu erfasst. So wird dann automatisch der korrekte Ort inkl. Kanton und Land eingesetzt.
Beispiel
Auf den nachfolgenden Abbildungen ist eine solche Umsetzung grob illustriert. Sämtliche Ortschaften der Schweiz wurden nach Salesforce in ein eigenes Objekt hochgeladen. Auf der Anschrift sucht der Benutzer nun entweder nach Ortschaft oder PLZ und trifft die korrekte Auswahl. Danach werden die Felder PLZ, Ort und Land entsprechend ausgefüllt.
Es ist auch denkbar, das Strassenverzeichnis nach Salesforce hochzuladen. Für Ortschaften und Strassen der Schweiz sind in etwa 350 MB des Datenspeichers nötig, für die Ortschaften sind es ca. 10 MB.
Die als Hauptanschrift markierte Anschrift wird auf dem Account angezeigt. Es wird validiert, dass nur eine Anschrift eine Hauptanschrift sein kann, Strasse und Nr. sind getrennte Felder. Die Anschrift hat einen entsprechenden Typ. Postfach und weitere Adresszeilen sind in separaten Feldern geführt. Internationale Adressen werden in dasselbe Objekt eingetragen. So stehen diese danach ebenfalls zur Verfügung.
Quelle: https://swisspost.opendatasoft.com/explore/
Selbstverständlich gibt es noch ein paar weitere Themen, die zu besprechen sind. Dürfen Anschriften mutiert werden, oder werden sie inaktiv? Dann muss sichergestellt sein, dass die Hauptanschrift ändern kann. Im Salesforce Standard übernimmt der Kontakt bei der Erstellung automatisch die Account Adresse, dies muss bei einer individuellen Lösung eigenständig konfiguriert werden.
Alles in allem bin ich aber überzeugt, dass eine auf die spezifischen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung rund um Anschriften leistungsfähiger und tragkräftiger ist, v.a. auch im Hinblick auf die Verwendung in Dokumenten oder integrierten Systemen.
André Ryf ist Salesforce Berater, Trainer und Coach und Inhaber von squiis, Ihrem partnerschaftlichen und persönlichen Salesforce Partner.
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